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07. August 2013: Das Datenvolumen von E-Mails verkleinern


Beim Sommerfest des Schleißheimer Tauschrings am letzten Wochenende wurde ich gefragt, wann denn der nächste PC-Tipp käme. Zugegeben: Ich hatte die letzte Zeit ein paar andere Dinge im Kopf und keine drängende Idee. Die ereilte mich aber noch am gleichen Abend.

Ein Tauschring-Mitglied hatte kurz zuvor einen Gegenstand abzugeben und hatte ihrer entsprechenden Mail ein Bild des Gegenstands beigelegt - direkt aus der Kamera. So wurde die Mail riesig groß. Wer ein kostenloses Postfach mit recht begrenztem Speicherplatz nutzt, ahnt das Stöhnen mancher Empfänger.

E-Mail ist einer der ältesten Dienste im Internet - viel älter als beispielsweise das, was wir heute mit dem Webbrowser nutzen. Alle Beteiligten unterhielten sich auf Englisch und so gab es keinen Grund, mehr als 128 verschiedene Buchstaben zu nutzen. 128 = 2 * 2 * 2 * 2 * 2 * 2 * 2 - also die 7. Potenz von 2. Man braucht also nur 7 Bit, um einen Buchstaben zu übertragen, was das 8. Bit jedes Computerworts ("Byte") frei lässt. Also nutzten die Entwickler des E-Mail-Dienstes das 8. Bit für andere Zwecke - ein folgenschwerer Fehler.

Irgendwann stellten die Internet-Entwickler fest, dass es auch noch andere Sprachen als Englisch gibt und dass viele davon eben mehr Buchstaben nutzen - beispielsweise ÄÖÜäöüß. Schließlich gibt es auch noch Sprachen, die noch viel mehr Schriftzeichen nutzen, vor allem in Fernost. So entwickelte man zunehmend komplexere Krücken, um alle benötigten Zeichen darstellen zu können, beispielsweise "Codepages". Die sind die Ursache dafür, dass immer wieder Websites ganz seltsame Zeichen ausgeben. Die Umlautliste oben in diesem Absatz wird in dieser Website übertragen als "ÄÖÜäöüß". Wie ich das weiter aufblasen musste, um diese sg. Entities sichtbar zu machen, kann sich jeder im Quelltext dieser Seite selber ansehen.

All das änderte nichts daran, dass alle Benutzerinformationen in einer Mail irgendwie als 7-bit-Informationen dargestellt werden müssen. Das bläst fast jede Information innerhalb einer Mail schon mal um 20% auf.

Formatierte Mails

Richtig wild wird es, wenn man seine Mails schön formatieren will und deshalb Formate wie HTML oder RTF einstellt. Das vervielfacht das Datenvolumen der Mail:

  • In den meisten Fällen produziert der E-Mail-Client (Outlook, MS Mail...) erst mal eine nur Text-Version der Mail, damit der Empfänger auf jeden Fall eine für ihn lesbare Version der Mail bekommt.
  • Dann werden alle Formatierungsinformationen übertragen, die der E-Mail-Editor bietet - also wie weit eine Liste eingerückt werden soll, welche Abstände zwischen Absätzen eingefügt werden sollen, wie groß die Buchstaben einer Überschrift sein sollen und vieles mehr.
  • Schließlich kommt noch die Mail in ihrer "schönen" Form in die Mail rein.

Das führt dazu, dass sich das Datenvolumen der Mail gegenüber der einfachen Version mindestens verdreifacht. Das ist der wichtigste Grund, warum ich bei der E-Mail-Version dieser PC-Tipps auf diese Formatiermöglichkeiten verzichte.

In meinen Mailinglisten klagen immer wieder Teilnehmer darüber, dass sie ihre Mails nur in kleinen Stücken einspielen könnten. Das ist aber eine gewünschte Eigenschaft, denn in manchen meiner Mailinglisten erscheinen schon mal 50 Mails am Tag. Wenn jede davon 1 MB groß wäre, dauerte die Übertragung der Mails für manche Leute gefühlte Ewigkeiten. Nicht jeder hat einen 16.000er ADSL-Anschluss - auch in Deutschland nicht.

Die Begrenzung auf 10.000 Zeichen ist aber längst nicht so knapp, wie es erscheint: So eine Mail kann im Format "nur Text" immer noch 8.000 Zeichen enthalten. Zum Vergleich: Dieser Text enthält gut 6.000 Zeichen.

Bilder in E-Mails

Ganz besonders schlimm wird das Datenvolumen, wenn man Bilder an eine Mail anhängt - zumindest wenn man direkt die Bilder aus der elektronischen Kamera nimmt. Die haben heute eine viel größere Auflösung als jeder Computerbildschirm. Alle übertragenen Details kann man also nur bei kräftiger Ausschnittvergrößerung überhaupt erkennen. Dafür sind die .JPG-Dateien mehrere MB groß.

Der Ausweg ist, die Bilder vor dem Einbinden in eine Mail zu verkleinern. Für Schnappschüsse reicht es in aller Regel, eine 800 * 600 Pixel (Bildpunkte) große Fassung beizulegen. Die ist schnell erzeugt, etwa mit dem kostenlosen Program IrfanView und dem Befehl "Bild/Größe ändern". Schon ist man bei einem Datenvolumen von typisch 200 kB. Zum Vergleich: Die Bilder in dieser Website sind nur ausnahmsweise breiter als 400 Pixel.

Dateien anderweitig ablegen

Oft ist die bedeutend bessere Lösung, die Dateien im Internet zugänglich zu machen und in der Mail nur die entsprechenden Adressen anzugeben. Wer irgendwo Webspace, also Platz für eine Website hat, kann den nutzen. Sehr viele Internetnutzer haben kostenlosen Webspace bei dem Dienstleister, der ihnen den Internetzugang bereitstellt.

Oder man nutzt die Cloud, also passende Speicherdienste im Internet, von Picasa über Facebook bis Dropbox. Letzteren Dienst nutzten Freunde, die neulich heirateten.

Dabei muss man aber beachten, dass man bei kostenlosen Cloud-Diensten die Hoheit über seine Daten aufgibt. Ich bin beispielsweise strikt dagegen, dass jemand Bilder von mir bei Facebook einstellt: Facebook benutzt ein Gesichtserkennungsprogramm, um die auf einem Bild sichtbaren Personen zu identifizieren. Jede abgebildete Person hat das Recht an ihrem Bild, gegen das man bei so einer Gelegenheit verstößt.

Wer hier gar geschäftliche Daten ablegen will, muss die vorher dringend gut verschlüsseln und dem Empfänger den Schlüssel möglichst außerhalb des Internets mitteilen. Aber das empfiehlt sich auch beim E-Mail-Versand. PRISM lässt grüßen...


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Alexander von Obert * http://www.techwriter.de/beispiel/07august.htm
Letzte Änderung: 07.08.13 (Erstfassung)


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